Reembolso é um termo que significa o ato de receber de volta o dinheiro emprestado ou que foi gasto em um serviço ou produto que não foi corretamente utilizado ou ofertado.

Quando um indivíduo ou instituição recebe um reembolso significa que está recebendo de volta um investimento que foi feito para determinado objetivo que não se cumpriu, reavendo, consequentemente, o dinheiro que foi gasto em outrora.

Obrigatoriamente, quando uma empresa oferece determinado serviço para os seus clientes e não cumpre com as responsabilidades ou condições básicas previamente estabelecidas, devem oferecer aos consumidores a opção de reembolso, ou seja, devolução parcial ou total do dinheiro. Exemplo: "O cinema teve que reembolsar todas as pessoas que não puderam assistir ao filme devido ao problema na sala de projeção".

Comumente, as pessoas tendem a solicitar o reembolso das despesas quando, em situações pontuais, precisam gastar dinheiro comprando produtos ou serviços em benefício de uma terceira pessoa. Um exemplo é quando alguém faz uma viagem em missão de trabalho. Exemplo: "Joana pediu o reembolso total das noites que pagou no hotel durante a reunião da empresa".

No serviço de entrega de correspondências, como os correios, por exemplo, existe o Reembolso Postal, que consiste em uma modalidade de serviço para envio de mercadorias onde o remetente estipula um valor a ser cobrado ao destinatário para que este possa ter o direito de retirar a encomenda das agências de distribuição dos correios.

Em inglês, a palavra "reembolso" pode ser traduzida para reimbursement ourefund.

Reembolso

por Subsecretaria de Arrecadação e Atendimento — publicado 12/02/2015 11h15,última modificação 06/08/2015 13h22

Conceito

É o procedimento pelo qual a Secretaria da Receita Federal do Brasil reembolsa a pessoa jurídica (ou equiparada) referente a valores de quotas do salário-família e do salário-maternidade pagos a segurados a seu serviço, observado, quanto ao salário-maternidade, o período anterior a 29 de novembro de 1999 e os benefícios requeridos a partir de 1º de setembro de 2003. O reembolso poderá ser efetuado mediante dedução no ato do pagamento das contribuições devidas à Previdência Social, correspondentes ao mês de competência do pagamento do benefício ao segurado, devendo ser declarado na Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP).

Pedido de Reembolso

Quando o valor a deduzir na Guia da Previdência Social (GPS) for superior às contribuições sociais previdenciárias devidas para o mês do pagamento do benefício ao segurado, o sujeito passivo poderá requerer o seu reembolso ou deduzir o saldo a seu favor no recolhimento das contribuições dos meses subsequentes, sem o limite de 30% (compensação).

O reembolso será requerido por meio do programa PER/DCOMP - Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação ou, na impossibilidade de sua utilização, o pedido deverá ser formalizado na Unidade de Atendimento que jurisdiciona o domicílio tributário do sujeito passivo, mediante a apresentação do formulário "Pedido de Reembolso de Quotas de Salário-Família e Salário-Maternidade", ao qual deverão ser anexados os documentos comprobatórios do direito creditório.

Documentação Necessária

A instrução do processo será feita com os seguintes documentos:

I) Pedido de Reembolso de Quotas de Salário-Família e Salário-Maternidade, em duas vias, assinadas pelo requerente ou pelo representante legal da empresa;

II) original e cópia simples ou cópia autenticada do contrato social e última alteração contratual que identifique os responsáveis pela administração ou pela gerência da sociedade, ou estatuto social e ata em que conste a atual diretoria da sociedade ou associação, ou o registro de firma individual ou de empresário individual, assim considerado pelo art. 931 do Código Civil (Lei nº 10.406/2002), conforme o caso;

III) procuração por instrumento particular, com firma reconhecida em cartório, ou por instrumento público, com poderes específicos para representar o requerente, se for o caso;

Os documentos específicos para instrução de processo relativo ao reembolso de quotas de salário-família, são:

I) original e cópia simples ou cópia autenticada da folha de pagamento que comprove o pagamento do salário-família;

II) a cópia da certidão de nascimento do filho ou da documentação relativa ao equiparado a filho;

III) caderneta de vacinação ou equivalente, quando dependente menor de sete anos de idade;

IV) comprovação semestral de frequência escolar a partir dos sete anos de idade;

V) laudo médico pericial emitido pelo INSS, no caso específico de filho inválido;

VI) outros documentos que possam substituir os documentos anteriores como comprovantes (art. 84 do Decreto nº 3.048/99).

Os documentos específicos para instrução de processo relativo ao reembolso de valor correspondente a salário-maternidade, são:

I) o original e cópia simples ou cópia autenticada da folha de pagamento que comprove o pagamento do salário-maternidade; 

II) o original e cópia simples ou cópia autenticada de atestado médico, ou

III) o original e cópia simples ou cópia autenticada da certidão de nascimento;

IV) outros documentos que possam substituir os documentos anteriores como comprovantes.

Quando o pedido de reembolso se referir a salário-família e a salário-maternidade, num mesmo requerimento, o processo deve ser instruído com os documentos relativos aos dois benefícios.

Prazos

O direito de solicitar o reembolso extingue-se em cinco anos contados do dia seguinte:

I) do recolhimento ou do pagamento indevido;

II) em que se tornar definitiva a decisão administrativa ou transitar em julgado a decisão judicial que tenha reformado, anulado ou revogado a decisão condenatória;

III) do vencimento da competência em que deixou de ser efetuado o reembolso, mediante dedução;

IV) do vencimento para recolhimento da retenção efetuada com base na nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços.