SECRETARIA

Do latim secretarĭus, uma secretária (ou um secretário) é uma pessoa que se encarrega de receber e redigir a correspondência de um superior hierárquico, organizar e gerir a agenda deste e vigiar, classificar e ordenar os documentos, as pastas e os processos num escritório (ou num gabinete). O cargo que ocupa uma secretária costuma designar-se auxiliar administrativo(a).

A secretária, por conseguinte, realiza certas actividades elementares e imprescindíveis no seio de uma empresa ou de uma organização. Trata-se da funcionária que se encarrega da gestão diária, prestando sempre contas ao seu superior.

Atender o telefone, efectuar chamadas, responder os correios electrónicos, receber as visitas, arquivar documentos, preparar as assembleias (reuniões) ou ainda as viagens de negócios e coordenar os pagamentos e as cobranças são apenas algumas das tarefas que desempenha uma secretária.

Por exemplo: “Gostaria que tivéssemos uma reunião nos próximos dias para analisarmos este negócio. Por favor, ligue à minha secretária, uma vez que ela conhece melhor do que eu a minha agenda”, “Vou pedir os documentos à minha secretária para procedermos à celebração do contrato”, “Ontem, falei com a tua secretária e ela disse-me que estavas doente: o que se passa contigo?”.

Embora o cargo de auxiliar administrativo possa ser exercido por homens ou mulheres, é mais habitual ser uma mulher a desempenhar esta função, daí ser muito mais frequente falar-se de secretária (isto é, no feminino) em vez de secretário.

Por outro lado, dá-se o nome de secretária ao móvel composto por uma mesa para escrever, gavetas e prateleiras para arquivar documentos e livros, no qual se encontra (ou não) um computador ou uma máquina de escrever, canetas, calculadora e telefone. Noutros termos, é uma ferramenta de trabalho.

Leia mais: Conceito de secretária - O que é, Definição e Significado http://conceito.de/secretaria#ixzz3nWC9uiuu

O que faz uma secretária ou secretário?

Escrito por FazFácil

RESUMO DA PROFISSÃO

Apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços administrativos.

Quais são os outros nomes desta profissão?

Assistente administrativa; Secretária executiva; Secretária particular Assistente Pessoal;

Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?

• Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
• Responde e faz chamadas telefônicas.
• Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
• Organiza a cópia de documentos.
• Arquiva documentos.
• Realiza serviços administrativos em geral.
• Controla a correspondência de entrada e saída.
• Saúda visitantes.
• Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
• Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
• Realiza pesquisas e prepara documentos.
• Solicita ou compra material de escritório
• Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

Quais são os requisitos para esta profissão?

Saber digitar corretamente, sem “catar milho” é importante para o cargo

Para ser uma boa secretária ou secretário é necessário ter boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.

Deve ser detalhista quando necessário e saber tomar decisões.

Também é importante ter um bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
Hoje em dia prática em utilizar computadores é essencial!

Conhecimentos Necessários

O que você precisa saber para desempenhar bem sua função? É importante conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa, conhecer os métodos de trabalho em um escritório assim como o os sistemas de informações.

Como comunicação (entre os clientes e seu empregador ou mesmo entre os funcionários) é a sua função principal, bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical) é crucial para qualquer secretário(a)

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