Todo mês de dezembro a história se repete: deixamos a compra dos presentes e a organização das festas de fim de ano para a última hora e o momento que deveria ser prazeroso acaba se transformando em uma enorme dor de cabeça. Caso não tenha reparado, estamos no final de novembro, o que em outras palavras significa que a contagem regressiva já começou. “Quem tem filhos deve dar início à decoração de Natal logo após o feriado de Finados. Assim, o ambiente está pronto em meados de novembro e você consegue curtir o clima de festas com calma”, sugere o florista Vic Meirelles.
+ DECORAÇÃO DE NATAL EXPRESS: PREPARE A CASA PARA A FESTA EM 6 PASSOS
A organizadora de eventos Estela Curioni, da Caraminholando Atelier de Festas, sugere inovar com cores na decoração. “Como é uma época festiva, a ideia é caprichar nos enfeites que darão o tom à festa, entre eles, velas, objetos e arranjos”. Além da ambientação, dá para adiantar a lista de convidados, pensar nos pratos que serão servidos, comprar os presentes, checar a quantidade disponível de louças e talheres, orçar um serviço de copeira ou garçom para ajudar no dia e fazer as compras de supermercado, além de pensar em como organizar a casa para receber os amigos e familiares. O bom dessa lista de tarefas é que ela pode ser seguida antes de qualquer festa, em qualquer época do ano.
A organizadora de eventos Estela Curioni, da Caraminholando Atelier de Festas, sugere inovar com cores na decoração. “Como é uma época festiva, a ideia é caprichar nos enfeites que darão o tom à festa, entre eles, velas, objetos e arranjos”. Além da ambientação, dá para adiantar a lista de convidados, pensar nos pratos que serão servidos, comprar os presentes, checar a quantidade disponível de louças e talheres, orçar um serviço de copeira ou garçom para ajudar no dia e fazer as compras de supermercado, além de pensar em como organizar a casa para receber os amigos e familiares. O bom dessa lista de tarefas é que ela pode ser seguida antes de qualquer festa, em qualquer época do ano.
OS CONVIDADOS
Saber a quantidade de pessoas é essencial para conseguir organizar os demais preparativos do evento. Independente do motivo da festa – amigo secreto, Natal, Ano Novo ou apenas uma reunião com os amigos ou com a família, vale a pena fazer um convite. “Pode ser só um Save the Date, enviado por e-mail, informando a data e ohorário da festa. E não se esqueça de pedir uma confirmação de presença”, ensina a organizadora de eventos Estela Curioni. Depois de pronta, divida a lista em três partes: mulheres, homens e crianças. Assim fica mais fácil na hora de calcular a quantidade necessária de comidas e bebidas.
Saber a quantidade de pessoas é essencial para conseguir organizar os demais preparativos do evento. Independente do motivo da festa – amigo secreto, Natal, Ano Novo ou apenas uma reunião com os amigos ou com a família, vale a pena fazer um convite. “Pode ser só um Save the Date, enviado por e-mail, informando a data e ohorário da festa. E não se esqueça de pedir uma confirmação de presença”, ensina a organizadora de eventos Estela Curioni. Depois de pronta, divida a lista em três partes: mulheres, homens e crianças. Assim fica mais fácil na hora de calcular a quantidade necessária de comidas e bebidas.
O MENU
O cardápio da festa também deve ser planejado com antecedência. Algumas entradas, como tortas e quiches, podem ser preparadas e congeladas algumas semanas antes. Como prato principal, as carnes mais utilizadas são peru, tender, chester e peixe. Duas dessas opções já são suficientes. Depois de definir o menu, é preciso decidir se a ceia será encomendada, feita inteiramente pela dona da casa ou dividida entre os convidados. “Para quem quer praticidade, mas não pode gastar muito, uma boa dica é encomendar só o prato principal, como o peru, que costuma dar bastante trabalho para fazer”, conta o banqueteiro Tuca Lobo Vianna.
O cardápio da festa também deve ser planejado com antecedência. Algumas entradas, como tortas e quiches, podem ser preparadas e congeladas algumas semanas antes. Como prato principal, as carnes mais utilizadas são peru, tender, chester e peixe. Duas dessas opções já são suficientes. Depois de definir o menu, é preciso decidir se a ceia será encomendada, feita inteiramente pela dona da casa ou dividida entre os convidados. “Para quem quer praticidade, mas não pode gastar muito, uma boa dica é encomendar só o prato principal, como o peru, que costuma dar bastante trabalho para fazer”, conta o banqueteiro Tuca Lobo Vianna.
LOUÇAS E ROUPAS DE MESA
Depois de definir o número de pessoas e os itens do cardápio, é hora de abrir os armários e conferir se a quantidade de copos, talheres, pratos e travessas é suficiente. “Se você for receber 20 pessoas, é preciso ter, no mínimo, 30 peças de cada item”, explica Kitty, da D. Filipa, que aluga desde louças até fornos e pranchões para festas. Casa das Festas, La Table, Espaço Biondi, Mesalinho, Arte na Mesa e Da Casa também fazem esse tipo de serviço. Uns dias antes da data marcada, aproveite para passar um pano com álcool nas peças que serão usadas. E não esqueça de lavar as toalhas de mesa!
Depois de definir o número de pessoas e os itens do cardápio, é hora de abrir os armários e conferir se a quantidade de copos, talheres, pratos e travessas é suficiente. “Se você for receber 20 pessoas, é preciso ter, no mínimo, 30 peças de cada item”, explica Kitty, da D. Filipa, que aluga desde louças até fornos e pranchões para festas. Casa das Festas, La Table, Espaço Biondi, Mesalinho, Arte na Mesa e Da Casa também fazem esse tipo de serviço. Uns dias antes da data marcada, aproveite para passar um pano com álcool nas peças que serão usadas. E não esqueça de lavar as toalhas de mesa!
A HORA DAS COMPRAS
O próximo passo é elaborar a lista de compras. Para economizar e fugir das filas dos supermercados, aproveite para comprar bebidas, frutas secas e alimentos não perecíveis com a maior antecedência possível. Lembre-se de que os preços costumam subir nas semanas próximas ao Natal. “Geralmente calculamos de seis a sete tipos de alimentos, entre entradas e pratos principais. Quanto às bebidas, o cálculo é de uma garrafa de vinho ou espumante para cada duas pessoas, uma garrafa de destilado para 10 convidados e 700 ml de bebida não alcóolica para cada um”, conta Estela. E não se esqueça de comprar água e gelo, além de conferir a quantidade de gás, para não ficar na mão bem no dia da festa.
O próximo passo é elaborar a lista de compras. Para economizar e fugir das filas dos supermercados, aproveite para comprar bebidas, frutas secas e alimentos não perecíveis com a maior antecedência possível. Lembre-se de que os preços costumam subir nas semanas próximas ao Natal. “Geralmente calculamos de seis a sete tipos de alimentos, entre entradas e pratos principais. Quanto às bebidas, o cálculo é de uma garrafa de vinho ou espumante para cada duas pessoas, uma garrafa de destilado para 10 convidados e 700 ml de bebida não alcóolica para cada um”, conta Estela. E não se esqueça de comprar água e gelo, além de conferir a quantidade de gás, para não ficar na mão bem no dia da festa.
ORGANIZE O ESPAÇO
Antes de mais nada, verifique se será necessário alugar móveis de apoio e cadeiras extras. O indicado é que você tenha uma quantidade suficiente para que pelo menos metade dos convidados possa se sentar. Na semana da festa, faça uma boa faxina na casa. No grande dia, concentre os esforços nas áreas de maior circulação: sala, cozinha, varanda e banheiros. Monte espaços pela casa para facilitar a conversa e evitar que todos os convidados fiquem amontoados no mesmo ambiente. Para facilitar a organização, arrume a ceia na mesa de jantar e deixe os talheres, pratos e guardanapos no aparador. É importante planejar uma área para copos, bebidas e gelo.
Antes de mais nada, verifique se será necessário alugar móveis de apoio e cadeiras extras. O indicado é que você tenha uma quantidade suficiente para que pelo menos metade dos convidados possa se sentar. Na semana da festa, faça uma boa faxina na casa. No grande dia, concentre os esforços nas áreas de maior circulação: sala, cozinha, varanda e banheiros. Monte espaços pela casa para facilitar a conversa e evitar que todos os convidados fiquem amontoados no mesmo ambiente. Para facilitar a organização, arrume a ceia na mesa de jantar e deixe os talheres, pratos e guardanapos no aparador. É importante planejar uma área para copos, bebidas e gelo.
PRESENTES
Para evitar filas e dores de cabeça desnecessárias, não deixe para comprar os presentes na última hora. Use a internet para pesquisar produtos e comparar preços, que podem variar bastante nessa época do ano. “Eu aproveitei uma viagem à Belo Horizonte e comprei panos de prato no Mercado Municipal para presentear os convidados. É uma lembrancinha boa, porque é uma coisa que todo mundo usa”, conta o florista Vic Meirelles. Caso não seja possível presentear todos, uma opção é organizar umamigo secreto. E se for difícil reunir os participantes antes da festa, é possível fazer o sorteio dos nomes através da internet em sites como amigosecreto.com.br.
Para evitar filas e dores de cabeça desnecessárias, não deixe para comprar os presentes na última hora. Use a internet para pesquisar produtos e comparar preços, que podem variar bastante nessa época do ano. “Eu aproveitei uma viagem à Belo Horizonte e comprei panos de prato no Mercado Municipal para presentear os convidados. É uma lembrancinha boa, porque é uma coisa que todo mundo usa”, conta o florista Vic Meirelles. Caso não seja possível presentear todos, uma opção é organizar umamigo secreto. E se for difícil reunir os participantes antes da festa, é possível fazer o sorteio dos nomes através da internet em sites como amigosecreto.com.br.
AJUDINHA EXTRA
Dependendo do número de convidados, vale a pena contratar um serviço de copeira ou garçom. A maioria das empresas trabalha com pacotes fechados de 4, 6, 8 ou 10 horas de serviço. “Os garçons chegam um pouco antes de o evento começar, fazem a higienização dos materiais e ajudam a servir os convidados. Já as copeiras atuam na montagem de canapés, aquecimento de pratos previamente preparados e na limpeza da cozinha”, explica Kleber, da empresa Os Bacanas.
Dependendo do número de convidados, vale a pena contratar um serviço de copeira ou garçom. A maioria das empresas trabalha com pacotes fechados de 4, 6, 8 ou 10 horas de serviço. “Os garçons chegam um pouco antes de o evento começar, fazem a higienização dos materiais e ajudam a servir os convidados. Já as copeiras atuam na montagem de canapés, aquecimento de pratos previamente preparados e na limpeza da cozinha”, explica Kleber, da empresa Os Bacanas.
CASA NOS TRINQUES
A decoração é responsável por definir o clima da festa e, por isso, não deve ser deixada de lado. Arranjos são ótimas opções para enfeitar a mesa, mas as flores de corte acabam durando pouco por causa das altas temperaturas da época. “Dá para criar arranjos lindos com galhos secos e diferentes tipos de folhagem. Eles são práticos e duram bastante, então podem ser feitos uma semana antes da festa”, ensina o florista Vic Meirelles. Para quem faz questão de ter flores, opte pororquídeas. “Se você não tiver tempo de ir à Ceagesp, passe no Empório das Flores ou na Mil Plantas”, acrescenta ele. Vale também mandar lavar os sofás e poltronas ou investir em capas para mudar a cara dos móveis. A empresa Safeclean, que conta com cinco endereços na cidade, realiza a limpeza no local. Depois de 1h30 de serviço, a peça está limpa e pronta para uso. Já a Cia das Capas leva de 7 a 10 dias para entregar um modelo feito de sarja.
A decoração é responsável por definir o clima da festa e, por isso, não deve ser deixada de lado. Arranjos são ótimas opções para enfeitar a mesa, mas as flores de corte acabam durando pouco por causa das altas temperaturas da época. “Dá para criar arranjos lindos com galhos secos e diferentes tipos de folhagem. Eles são práticos e duram bastante, então podem ser feitos uma semana antes da festa”, ensina o florista Vic Meirelles. Para quem faz questão de ter flores, opte pororquídeas. “Se você não tiver tempo de ir à Ceagesp, passe no Empório das Flores ou na Mil Plantas”, acrescenta ele. Vale também mandar lavar os sofás e poltronas ou investir em capas para mudar a cara dos móveis. A empresa Safeclean, que conta com cinco endereços na cidade, realiza a limpeza no local. Depois de 1h30 de serviço, a peça está limpa e pronta para uso. Já a Cia das Capas leva de 7 a 10 dias para entregar um modelo feito de sarja.
1. Número de participantes e inscrições
O passo inicial é estimar o tamanho de sua festa. Será um evento para 100, 400 ou 4.000 pessoas? O número de participantes irá impactar diretamente no orçamento do seu evento, influenciando na escolha do espaço, na contratação do buffet, bebidas etc. O ideal aqui é, além de estimar, gerenciar com exatidão o número de presentes.
Para isso, você pode criar um evento grátis na Eventbrite, enviar convites para os colaboradores de sua empresa e pedir a eles que se cadastrem. Dessa forma, você consegue gerenciar o número de participantes, evitando estimativas acima ou abaixo do esperado. Você ainda dispensa o uso do crachá empresarial para check-in na entrada (que coisa mais fora de moda!) e inova a experiência de seus participantes.
2. Espaço
O lugar é um ponto-chave dentro da experiência que os participantes terão durante seu evento. Entre as alternativas para a realização de sua festa estão salões, bares, centro de eventos, restaurantes, baladas, pubs, espaço de convenções de hotéis, chácaras, espaços abertos etc.
A dica é inovar. Um lugar diferente irá despertar a curiosidade de seus participantes e os estimularem ainda mais a comparecem ao seu evento.
3. Bebida
De forma geral, é difícil realizar uma festa legal sem oferecer bebidas alcóolicas, esse combustível da ressaca moral, do arrependimento e da vergonha no dia seguinte.
Entretanto, é possível adotar estratégias para evitar exageros. Por exemplo, você pode liberar a bebida em volume maior apenas após o jantar ou após o discurso do presidente.
Outra estratégia é encerrar a oferta após certa hora. Desta forma, você consegue manter o controle sobre seus funcionários, além de aumentar as chances de enviá-los para casa em segurança e livres de confusões.
4. Comida
Ao lado do aluguel do espaço e das bebidas, a alimentação é outro ponto que costuma pesar no orçamento de uma festa de fim de ano empresarial.
Basicamente, é possível optar por uma refeição completa (almoço ou jantar) ou por um serviço de buffet reduzido, com canapés, mesa de frios, snacks, sanduíches etc.
Caso queira inovar, é possível optar por um menu baseado em alguma cozinha típica, como a mexicana, por exemplo, que pode ser consumida de forma casual sem a necessidade de uma grande equipe para servir.
5. Familiares
Convidar ou não familiares depende de fatores como o orçamento e a cultura de sua empresa. De forma geral, a festa de fim de ano é um evento para funcionários. Entretanto, em algumas empresas, o convite é estendido para seus familiares.
Confira como foram as edições anteriores. O convite foi estendido apenas a um acompanhante ou também aos filhos? No segundo caso, será preciso pensar em atrações para entreter também as crianças, o que significa mais gastos e esforços.
6. Atrações
As atrações são outro diferencial dentro de sua festa de fim de ano. São elas que definirão o espírito de seu evento. Você pode partir escolhendo entre uma banda ou DJ, ampliando para mágicos, bartenders, grafiteiros, serviços de maquiagem, fantasia etc.
Uma alternativa para engajar os funcionários e reduzir custos é aproveitar os talentos internos. Provavelmente, sua empresa tem um programador que possui uma banda ou um executivo de contas que ataca de DJ. E eles adorarão participar de seu evento! Enfim, use a sua criatividade para encontrar soluções.
7. Estimule e engaje
Não adianta apenas anunciar a festa e esperar que os convidados compareçam animados. É preciso trabalhar a expectativa do time antes do evento. Para isso, utilize a comunicação interna de sua empresa, compartilhe as novidades nas redes sociais, promova concursos e sorteios. Desta forma, você desperta o interesse dos participantes ao mesmo tempo que amplia o buzz sobre o evento.
8. Atividades para integração
Não há nada mais chato em uma festa de fim de ano do que panelinhas que não se misturam. Por isso, é importante gerar atividades de integração entre os times. Promova dinâmicas que façam a integração entre os times. Ao mesmo tempo, diretores e gerentes precisam se aproximar de seus subordinados.
Uma vez que os diferentes times e pessoas interajam durante o evento, eles levarão essas conexões para dentro da empresa.
Gostou de nossas dicas? Tem alguma outra que gostaria de acrescentar? Deixe suas sugestões em nossa caixa de comentário.
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